社内情報の共有には動画がおすすめ！社内メルマガやYouTubeの活用や制作方法を伝授
御社では「社内の情報共有」をする際、どんな手法やツールを活用していますか？
一般的にはメールを使った社内報や、全体ミーティングなどのリアルの場での発信などが多いと思います。しかし、コロナ禍の影響でオンラインで在宅勤務する社員も増え、経営者やリーダーの想いが伝わりづらくなったという声もよく聞くようになり、より工夫が必要になりました。
そこで今回は、社内への情報共有についてご紹介します。社内メルマガやYouTubeを使ってよりわかりやすく想いが伝わる方法を私、動画コンシェルジュと一緒に探して行きましょう！
社内情報の共有に動画がおすすめな理由
テキストや静止画より、温度感が伝わる
社内での情報共有は実際に会って話すのが一番伝わります。しかし、毎回時間を作るのも大変ですし、社員数が多い場合は工数がとてもかかってしまいます。そこで、テキストや画像を使った社内報などの情報共有手法を活用している企業も多いと思いますが、テキストや静止画では他のたくさんの情報に埋もれてしまったり、仕事の手を止めて読んでもらうには訴求力が弱い場合もあります。そこでおすすめなのが動画です。社長やリーダーなどの生の声を収録したり、イベントや仕事現場のリアルな映像を記録し配信することで、よりリアルな温度感が伝わり、社員にも想いが届きやすい手法として注目されています。
簡単に視聴でき、閲覧数を増やせる
テキスト情報だと、社員にどれくらい読まれたかを計測しづらく、そもそも言葉ばかりだと読まれもしない場合もあります。しかし、動画であれば簡単に閲覧数を計測できたり、メール添付で再生できれば、自然と目が止まります。「この動画を次のミーティングまでに見ておいてください」といって簡単に送ることもできるのも動画のメリットです。
表現の幅が広く、社員に伝わりやすい
編集なしのインタビューで生の声を届けたり、ナレーションや音楽、アニメーションなどをつけて表現豊かに届けたり、マニュアル動画や営業動画のように社員やお客様への説明を動画で撮影し共有したりと、表現の幅が広いのも動画の特徴です。社員に伝わりやすい動画を作れば、エンゲージメントも高まり、モチベーションの向上や離職率の低下などの効果にも繋がります。
また、30秒から1分ほどの短いティザー動画を作り、新商品や新しい取り組みが始まる期待感を醸成するなどの手法を取り入れたり、ZOOMなどのオンラインインタビューなどを動画コンテンツにする企業も増えてきました。動画にもトレンドがあるので、気軽にご相談ください。
※ティザー動画とは、商品やサービスの公開日「〇月〇日〇時」など事前に告知し、ユーザーの注目を集めることを目的としたプロモーション手法です。商品広告のティザー動画の場合「消費者をじらす広告」とも呼ばれています。
社内へ共有する方法と注意点
メール添付や埋め込み
一般的な方法は、全社員一斉に送れる社内報などのメールで情報共有すること。定期的に送っている企業であれば、楽しみにしている社員も多いので、いつもと違った方法＝動画で情報を送れば効果大です。メールに添付して開いていただく方法や、メールのテキストの中に動画を埋め込んで、メール文をスクロール中に動画再生ボタンをクリックすれば視聴できるように設定することも可能です。
Slack、Chatwork、Webex、Teamsなどのチャットツールに添付
現在、社内の情報共有ツールはメールだけではなく、Slack、Chatwork、Webex、Teamsなど多岐にわたります。その利点としてチャットのような感覚で情報共有できたり、個別にメンションをつけてメッセージを送れたり、スマホからでも簡単に情報を得られるなどたくさんあります。そして、これらのツールの中でも動画は再生できるので、より想いが伝わる手法として動画を取り入れてみるのもおすすめです。
動画の容量が大きい場合は、一度YouTubeにアップしてから共有
メールや先ほど紹介した各種チャットツールで情報共有する際に気をつけないといけないのが、送信できる容量が決まっていることです。視聴時間が長い重い容量の動画は送信することができなかったり、相手のインターネット環境によってはなかなか再生できないリスクもあります。そのため、最近は一度YouTubeに動画をアップしてからリンクで共有することも増えてきました。その際、社内限定動画の場合は限定URLの設定をしておけば、他社や一般ユーザーに見られることなく情報の共有が可能です。
社内動画の作り方と制作依頼方法
目的を決める
社内動画にはさまざまな使い道があります。まずはその用途を決め、動画を制作する目的を明確にさせておくことが大切です。例えば、組織を活性化するために、活躍している社員の声を取り上げようだったり、社員がモチベーション高く働けるように社長から事業の現状や将来性をポジティブに語ってもらおうなど、さまざまな使い方があります。目的が決まれば、伝えるべきメッセージも変わってくるので、動画を使ってどんなことを実現したいかをまずは整理しましょう。
撮影方法や出演者を決める
インタビュー形式にするのか、ドキュメンタリー風に構成するのか、そこに誰を出演させるか……いざ動画を作るとなると決めるべきことはたくさんあります。オフィスで仕事をしている風景か、社長室から経営者が語っているのか、イベント時の様子をそのまま録画するのかなど、目的にあった場所や出演者を検討しましょう。最近は、Webでインタビューした内容をそのまま動画でも撮影し、記事と動画の両方で社員に共有するケースも増えています。
自社で作るか、外部のプロに依頼するか検討
自社で撮影し編集する場合、クリエイティブに強い方がいれば簡単な動画コンテンツであれば作れる時代です。また、スキルがなくてもインタビュー動画などであればスマートフォンで録画し、YouTubeにアップして配信などは一度覚えれば企業の担当者でもできると思います。
ただ、目的を達成するためにはプロの手を借りた方がうまく進むことも多く、その場合は費用対効果などと照らし合わせて検討が必要です。以下の記事では動画制作の相場感を記載しているので参考にしてください。
【よくわかる動画制作相場】
何にどのくらい費用がかかる？コスト削減のポイントは？気になる価格事情をプロが徹底解説
https://www.crossteria.com/columns/averagecost/
私の場合は、企画、コンテ作成・ストーリー決定などを担当者の方と事前打ち合わせを行い、要件をもとに動画で訴求するキーワードやストーリーを作り込んでいきます。また、撮影当日の機材や撮影工程なども決めて、プロフェッショナルをアサインします。
撮影・編集・MA
目的やシチュエーションに応じて撮影します。台本がない場合は、社員に刺さりそうな内容を意識して話してください。撮影したカットをつなぎ合わせて編集し、よりわかりやすく伝わる映像に仕上げていくこともポイントです。移動中にスマートフォンで視聴する社員の方もいるかもしれないので、効果的な字幕（キャプション）を入れるなどの工夫もあるといいでしょう。最後は、MA（Multi Audio）と呼ばれる「録音」の作業で、映像と声・SE（効果音）を組み合わせれば本格的な動画が完成します。
まとめ
組織の活性化や従業員のエンゲージメント向上には、しっかりとしたコミュニケーションを行っていくことがとても大切です。最近はコロナ禍の影響もあり、何も発信しないと社員と組織の間に距離感ができてしまう傾向も増え、各社いろいろな方法で情報を共有しています。その1つとして動画はとても有効なことは今回の記事でも伝わったでしょうか？
動画は一度作成してしまえば、いろいろなシーンで何度でも使い続けることができるため、今回は社内向けでしたが、採用イベントの会社説明の時や、外向けのYouTubeで流したりと、多種多様の利用ができます。もし動画作成で困ったら気軽にお問い合わせください。